POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE NATURA
Las presentes políticas aplican para el manejo de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las registros de datos del CONJUNTO NATURA ECOPARQUE EMPRESARIAL en adelante –NATURA- propiedad horizontal identificada con NIT 900.513.315-1 con domicilio en el Anillo vial Kilometro 2 – 176, Torre 1, Segundo piso (Oficina de administración), Floridablanca (Santander) debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
Los datos de contacto con NATURA se presentan a continuación:
Correo electrónico: info@naturaecoparque.com.
Teléfono: 6394902.
DISPOSICIONES NORMATIVAS.
De acuerdo a lo señalado por el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, específicamente por la ley estatutaria 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, NATURA comunica sus políticas de tratamiento de datos personales, atendiendo a las disposiciones que frente al tema se han promulgado, así:
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al habeas data. De esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.
La ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar tratamiento legítimo de los datos personales de los titulares de la información personal. Además consagra los principios bajo los que se deberá gestionar la información, imponiendo obligaciones claras en cabeza de las organizaciones.
La ley en mención fue reglamentada por el decreto 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales definieron aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la política de privacidad y el registro nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.
Estas disposiciones rigen principalmente la protección de datos personales en el territorio nacional.
DEFINICIONES.
A fin de aplicar la presente política, se atenderán a los siguientes conceptos, sin perjuicio de las definiciones estipuladas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
Titular del dato: Persona física titular de los datos que sean objeto de tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Dato personal: cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: por ejemplo datos financieros o crediticios.
Dato personal privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes (personas naturales), documentos privados, datos de contacto, entre otros.
Datos personal sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de NATURA, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con la organización y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, grabación, conservación, elaboración, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS.
Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.
Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.
Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del titular. Si los datos fueran recogidos directamente del titular, se considerarán exactos los facilitados por éste, dando cumplimiento así al principio de veracidad y calidad del dato.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.
NATURA recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus titulares (Visitantes, Transeúntes, Propietarios, Arrendatarios, Trabajadores, Funcionarios al servicio de la administración, Proveedores) con las siguientes finalidades:
Mantener la seguridad del complejo empresarial y todas las personas que ingresen al mismo.
Controlar ingresos y accesos de los visitantes a las oficinas que integran el complejo empresarial.
Realizar las invitaciones a los propietarios de las oficinas a los distintos eventos organizados por NATURA.
Prestar servicios de apoyo tales como limpieza jardinería al complejo empresarial.
Ejecutar el servicio de parqueadero público del complejo a los visitantes.
Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
Registrar la información de empleados (activos e inactivos) de NATURA.
Controlar la asistencia a las reuniones de asamblea o de junta administradora que organiza NATURA.
Solicitar información a los trabajadores de las distintas empresas que hacen parte del complejo empresarial para la asignación de tarjetas de parqueadero.
Compartir con los proveedores, cuando resulte necesario, datos personales de los propietarios y/o arrendatarios, entre otras para efectos de atención de emergencias.
Se informa a los titulares que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de los repositorios de NATURA a solicitud del titular, de acuerdo a lo establecido en el capítulo siguiente:
ESTRUCTURA PARA LA ATENCION DE LOS TITULARES.
NATURA cuenta con una área designada internamente para asegurar la debida atención de consultas y reclamos relativos a la protección de datos personales, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en el artículo 15 de la constitución política de Colombia de los titulares
Para este efecto, se tienen procedimientos definidos para recepcionar, tramitar y responder cualquier petición que se enmarque dentro de lo establecido en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012. El área establecida es la Oficina de Administración.
Debe advertirse, que NATURA sólo se enviara datos personales a las siguientes personas:
Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las personas autorizadas por el titular del dato.
A las personas autorizadas por el orden judicial o legal.
En este último caso, de conformidad con lo que se ha establecido por la Corte Constitucional (C-748 de 2011), solo se entregara información siempre y cuando la entidad administrativa justifique su solicitud, indicando la relación entre la necesidad de obtener el dato requerido y el cumplimiento de sus funciones, y en todo caso no se trate de datos sensibles. En tratándose de entidades jurisdiccionales deberá responderse en todo caso independiente de la naturaleza del dato solicitado.
Los titulares deberán presentar sus consultas y reclamos por escrito que se entregue en la recepción de correspondencia física: Anillo vial Kilometro 2 – 176, Torre 1, Segundo piso (Oficina de administración), Floridablanca (Santander), dirigido a la Administración del Conjunto Natura Ecoparque Empresarial.
De las consultas:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Estructura de la consulta: El solicitante, junto a su escrito por el cual eleve la consulta deberá consignar:
Que lo dirige a la Administración CONJUNTO NATURA ECOPARQUE EMPRESARIAL.
Su nombre e identificación y dirección para recibir respuesta.
Narración clara de los hechos que originan la consulta.
Pretensión, es decir lo que se pide.
De los reclamos:
El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Estructura del reclamo: El solicitante, junto a su escrito por el cual eleve el reclamo deberá asegurar que el mismo:
Esté dirigido a la Administración CONJUNTO NATURA ECOPARQUE EMPRESARIAL.
Contenga la identificación del Titular.
Contenga la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Especifique la dirección del Titular para recibir respuesta.
Anexe los documentos que se quieren hacer valer en la formulación del reclamo.
Mediante la presentación de consultas o reclamos, los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
VIDEOVIGILANCIA Y REGISTRO DE VISITANTES.
La organización utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de su sede principal.
Es por esto que se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de video vigilancia. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se situará en lugares que puedan afectar la intimidad de los titulares.
La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso judicial o administrativo con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.
En relación con los titulares transeúntes, los videos que sobre ellos se realicen, con ocasión de su circulación por las instalaciones del Complejo, se almacenan en los Grabadores de Videos, conservándose almacenada por no más de 1 año.
En relación con los titulares visitantes, las fotografías y los datos capturados con ocasión de su registro, se almacena en la base de datos Continuum, conservándose almacenada por no más de 1 año.
DEL CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA
NATURA pone a disposición la presente política de tratamiento de la información a todos sus titulares, mediante el envío masivo de una comunicación electrónica a los propietarios y arrendatarios de las oficinas y locales que hacen parte del complejo empresarial, así como un correo electrónico a los datos de contacto que tiene de sus proveedores y personal al servicio de la administración.
Adicionalmente, todos los titulares de datos personales podrán solicitar por escrito a la oficina de administración o al correo electrónico dispuesto en el capítulo V del presente, copia de la política de tratamiento de información personal.
DEL RELACIONAMIENTO CON TERCEROS.
Los terceros que eventualmente puedan prestar servicios a la administración del CONJUNTO ECOPARAQUE NATURA EMPRESARIAL y que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, deberán dar cumplimiento a la presente política de tratamiento de información personal, así como manifestar bajo la gravedad del juramento que en sus operaciones se sujetan a las directrices establecidas en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, circunstancia que en cualquier momento puede ser verificado por la Copropiedad.
Sin perjuicio de lo aquí dispuesto, los vínculos contractuales con cada uno de los terceros establecerán las obligaciones que regirán la prestación del servicio.
VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA.
La vigencia de las presentes políticas inicia a partir del 4 de Diciembre de 2014.
Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada a los titulares mediante cualquier medio de comunicación idóneo.
Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.